こんにちは、Harryです。シンガポールでforCreatorsという会社をやっていて、TikTok Shop向けのEC動画をつくっています。
3月に「動画制作フローの60%をAI化した話」というnoteを書きました（※リンク）。あれから4ヶ月、現場でやってきたことを、今日から1日1テーマずつ書いていきます。
初日は制作の話……ではなく、その土台の話から。案件管理のスプレッドシートをやめて、社内ポータルを自作した話です。
ある朝、案件34件が勝手に巻き戻っていた
ダッシュボードを開いたら、「編集完了」まで進んでいたはずの案件が「撮影中」に戻っていました。1件じゃなく、34件。
犯人はバグではなく、設計でした。
当時うちは、進捗の記録場所が2つあったんです。昔から使っているスプレッドシートと、作りかけのデータベース。シートからDBへ定期的に同期する仕組みが、DB側で更新された最新の状態を、古いシートの内容で上書きしていた。
「真実がどこにあるのか」を決めていないシステムは、いつか必ずこれをやります。二重真実源（two sources of truth）問題ですね。教科書で読むのと、自社の案件34件で食らうのとでは、学びの深さが違いました。
そもそも、スプレッドシート管理は限界だった
事故の前から兆候はたくさんありました。
- スタッフ31名分の稼働記録が、いつのまにか3つの異なるフォーマットに分裂していた（人によって記録の形が違う）
- 全体を集約するはずのマスター台帳は、エクスポートの過程で壊れていて、実は使いものにならなかった
- 「あのブランドの動画、誰が何本作ったっけ？」に答えるために、シートを何枚も開いて目視で数えていた
スプレッドシートが悪いわけじゃないんです。ただ、制作本数が増えて関わる人も増えてくると、「みんなが自由に書ける」というスプシ最大の長所が、そのまま「形式が守られない」という短所に反転します。
つくったもの：社内ポータル
というわけで、Next.js＋Supabase（データベース）で社内ポータルを内製しました。いま動いている中身はこんな感じです。
- 案件940件をDBで一元管理
- 進捗は上書きではなく追記型のイベントログで記録（状態遷移1,976行）。「いつ・どの工程からどの工程へ動いたか」が全部残る
- 進捗ダッシュボード：どの案件が、どの工程で、何日止まっているかが一目で分かる
- 案件横断検索：「あのブランド、誰が何本」が3秒で出る
- スタッフ16名それぞれのマイページ：自分の案件・実績・打刻
- 権限分離：金額情報は管理者だけが見える
移行して分かった、本当の意義
正直、作る前は「シートが綺麗に片付く」くらいに思っていました。実際に効いたのは、もっと深いところでした。
① 真実がひとつになった
いまはDBが唯一の真実で、シートは残っていても「入力・確認のUI」でしかありません。34件巻き戻り事故の根本対策は、同期処理を賢くすることではなく、真実の置き場所を1つに決めることでした。
② 業務データが「AIに読める形」になった
これが一番大きいです。
スプレッドシートは、人間が読むための形式です。DBは、AIが読める形式です。
案件データがDBに入った瞬間、「今週の進捗をまとめて」「止まっている案件はどれ」「来週のアサイン案を出して」が、ぜんぶAIに任せられる射程に入りました。進捗報告・アサイン・滞留検知——管理業務と呼ばれていたものの多くが、です。
AI活用というとモデルの性能の話になりがちですが、実務ではその手前、自社の業務データがAIに読める形になっているかのほうがずっと効きます。
③ 属人化が解けた
「その数字、あの人のシートにしかない」が消えました。記録のフォーマットはシステムが強制するので、3フォーマット分裂のような事態は構造的に起きません。
④ 「誰に何を見せるか」を設計できるようになった
スプシの共有は基本オール・オア・ナッシングです。ポータルなら「スタッフは自分の案件と実績まで、金額は管理者のみ」という設計ができます。全員に開きつつ、開きすぎない。
一番言いたいこと：これ、非エンジニアが作りました
僕はコードが書けません。いまも書けないままです。
このポータルは、SaaSを契約したのでも、開発会社に外注したのでもなく、Claude Codeに要件を日本語で説明しながら、自分で作りました。もちろん一晩ではできていなくて、34件巻き戻りみたいな授業料も払いながら、数ヶ月かけて育ててきた結果です。
それでも確信を持って言えるのは——業務システムは「買うもの」から「AIと一緒に育てるもの」になった、ということです。
自社の業務に100%合うSaaSは存在しません。でも、自社の業務に100%合うシステムを自分で育てられる時代は、もう来ています。
明日は、このDBの上で回っている制作パイプラインの話。TikTok EC動画を量産する「制作工場」の中身を全部見せます。
—— Harry（@imharry_so）
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